保山市公安局公文办理程序规定

第一章  总则

第一条  为进一步规范市局各部门公文办理程序，确保局机关公文办理工作及时、准确、规范运行，切实提高行政效率，根据《国家行政机关公文处理办法》《云南省国家行政机关公文处理实施细则》《云南省公安厅机关公文处理办法》《云南省公安厅公文办理程序规定》和国家有关公文处理规定，结合局机关工作实际，制定本规定。

第二条  本规定所称公文办理是指局机关收进、发出的纸质公文办理过程中的一系列工作。

上级下发电子公文（含党政协同办公平台流转公文）和局机关内部产生、通过办公自动化流转的非涉密公文，按照“保山市公安局办公自动化系统”规定程序流转办理。

第三条  本规定公文类型包括：红头文件（含涉密文件）、密码电报、领导批示件、上级下发不便于在“保山市公安局办公自动化系统”流转而确需纸质办理的电报、传真、信函式文书、公文等。

第四条  本规定公文办理的范围包括：

（一）省公安厅、市委、市人大、市政府、市政协、市委政法委和其他市直相关单位，以及各县市局、直属分局来文的办理(含市局党委文件)。

（二）市局各部门拟稿，以市公安局名义发出文件的办理。

（三）市局各部门送局领导审批文件的办理。

第五条  警令部是市局机关公文办理的责任单位；市局各部门综合科是本部门公文办理的责任部门，全面负责本部门公文的办理工作。

第六条  公文办理应遵循求实、精简、规范、高效的原则，必须严格遵守保密纪律，严防失泄密案(事)件的发生。

第二章  收文办理

第七条  收文办理是指对发往市局的公文进行登记、分发、签收、拟办、呈批、传阅、交办、承办、催办、答复、归档等一系列工作，是公文产生实际效用的过程。

第八条  公文登记。警令部负责局机关公文的接收、登记、分发工作。收到公文后，及时登记公文的主要内容，包括：编号、收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、紧急程度、主送单位、成文日期、份数、分送范围等基本内容。

第九条  公文分发。警令部在收到上级发往并以市局名义签收的各类公文后，根据来文内容及紧急程度，按业务归口及时分报局领导成员或分发市局各部门阅处。其中，上级领导批示件立即办理；市委市政府、省公安厅来文l小时内办理；密码电报按照《省厅关于转发<公安机关密码电报使用和管理规定>的通知》(云公警令发〔2012〕29号)要求，特提电报2小时内办理、特急电报4小时内办理、加急电报8小时内办理、平急电报l2小时内办理；纸质文件特急件2小时内办理、急件4小时内办理、一般件12小时内办理。

第十条  公文签收。市局各部门收到警令部分发公文后，取件人应当场核对所收文件编号、份数与登记记录是否一致，并认真履行签收手续。各部门签收公文的工作人员原则上必须是在职在编公安民警，各部门聘用、返聘的工作人员不得签收公文。

第十一条  公文拟办。市局警令部收到局党委文件后当天办结。在规定时限内由局警令部领导签批拟办意见(时限要求与公文分发时限一致)。

第十二条  公文呈批。市局警令部领导签批拟办意见后，准确将公文呈送相关局领导审批(时限要求与公文分发时限一致)。对于涉恐、涉爆、涉缅及重大案事件、重大舆情事件和省公安厅、市委市政府领导交办的重大事项，市局警令部(情指中心)和相关部门在收到文件要求后应第一时间进行处理。涉缅材料根据涉缅机制相关规定办理。相关部门可根据本规定进一步细化详细的处置流程和意见。

    第十三条  公文传阅。以市局名义签收的文件，警令部负责局领导的传阅工作。根据传阅文件的内容、份数和传阅先后次序，分类传阅。传阅过程中，对普通公文的传阅，要随时掌握公文传阅去向和进度、控制公文传阅周期、每位局领导阅示时间应控制在一个工作日内，其他部门领导为现阅现签；对涉密公文的传阅，要确保安全保密、严格传阅范围，局领导无特殊情况下为现阅现签，重要涉密文件确需延长时间阅处的，要严格在市局保密办涉密文件传阅登记簿上签字，阅处时间可延缓至下班时间收回，坚决杜绝涉密文件在局领导办公室“过夜”问题出现。其他部门领导为现阅现签。

（一）依次传阅。针对只有一份文件且需多位局领导阅批的公文，根据文件内容确定传阅顺序。对阅知类的公文，原则按照局领导排序由前往后依次传阅；对请示、报告类的公文，原则按照局领导排序由后往前依次传阅。

（二）分别传阅。对于时限特别紧急的请示、报告类公文或者内容较多、阅读耗时的阅知性公文（非涉密），复印后同时报送局领导阅批。

第十四条  公文交办。局领导签批公文后，警令部要根据局领导批示情况，分类及时办理。

（一）由上级机关和外单位来文并以市局名义接收的公文，警令部收文后，涉及多部门工作的，由警令部提出拟办意见呈局领导签批后，按批示及时分类办理；涉及单项工作的，由警令部直接分发相关部门及时办理。市局各部门报送局领导个人的简报、信息等刊物由各部门自行负责办理。

（二）局主要领导有重要批示的，根据领导批示要求及时办理，按督办程序由警令部交相关单位安排落实。

（三）局领导签批的其他公文，及时准确区分办件和阅件,确定主办、协办单位，提出公文办理要求，特急件2小时内、急件4小时内、一般件12小时内办理。

第十五条  公文接收。市局各部门收到警令部分发的公文后，要严格履行首办责任制，首办负责，一办到底。

（一）属于本部门业务范围的，要严格按规定及时办理。

（二）不属于本部门业务范围或不应该由本部门牵头办理的，应由本部门提出拟办意见，报本部门领导签批后,在12小时内退回警令部重新分文。

第十六条  公文承办。市局各部门收到警令部交办的《保山市公安局文件阅承办签》后，要根据业务内容及时提出拟办意见报部门领导签批后，明确责任领导和责任人，及时交本部门相关业务科室（大队）办理，同时做好跟踪督促工作。

（一）各主办部门要认真履行牵头责任，主动联系协办部门，共同研究办理意见，抓好工作落实；协办部门要切实履行职责，积极协助配合主办部门按时完成办理任务。

（二）承办部门对不属于本部门业务范围或对确定为主办部门有异议的，特急件在1小时内、急件在2小时内、一般件在12小时内提出拟办意见，报部门领导签批后向警令部提出书面意见。如遇特殊情况无法按时提出拟办意见的，应及时向警令部说明情况，视情延长办理时限。警令部收到承办单位书面意见后，特急件在1小时内、急件在2小时内、一般件在12小时内作出维持或变更决定，必要时报请局领导重新签批。

（三）警令部有明确办理要求、办结时限的，主办部门要牵头负责，在时限内办结并反馈办理结果。

第十七条  公文催办。公文办理过程中，对需按时办结并反馈办理结果的公文，警令部督办部门要适时提醒、催问承办部门办理进度，做好事中督查督办工作。

时限内未办结的公文，警令部以电话等形式催办承办部门，并做好详细记录。逾期仍未办结、且没有正当理由的，警令部下发《催办通知》，并以此作为考核扣分依据。

 第十八条  办理答复。公文办理完毕后，承办部门应及时将办理结果答复来文单位，并根据公文办理的时限要求，通过书面或者电话等形式反馈警令部。

第十九条  公文归档。市局各部门对收到的每份公文，要严格按照档案工作要求妥善归档管理。警令部负责局保公发、保公函和相关承办文件的归档工作。市局各部门负责本部门所收公文的归档工作。

第三章  发文办理

  第二十条  发文办理是指市局各部门以市公安局名义制发公文过程中，公文的起草、审查、文核、呈批、签发、印制、分发、归档等一系列工作。切实改进文风，对没有实质内容、可发可不发的文件、简报一律不发。印发、传发局领导讲话以及会议通知、接待通知等临时性、事务性的公文，原则以“公安情况通报”“内部传真电报”名义印发、传发。涉密文件通过机要渠道进行办理，非涉密公文发文办理通过“保山市公安局办公自动化系统”按规定程序流转。

第二十一条  公文起草。市局各部门根据实际工作需要，严格按照《国家行政机关公文处理办法》、公安部《关于对公安机关起草制定规范性文件进行风险评估的意见》《云南省公安厅机关公文处理办法》和市局相关工作要求起草公文。

第二十二条  公文审查。以市局名义印发的公文要做到文种、体例、格式规范，主送、抄送范围恰当，请示类公文要一事一请，报告类公文不得夹带请示事项。

（一）严格合法性审查。报请以上级名义印发公文时，需要提请合法性审查的，具体承办、起草或者牵头单位要对公文的起草原因、目的、发文依据、起草过程、合法性和风险评估等具体情况进行说明，并作为附件一并提交合法性审查。

对属于公安部、省公安厅规定应当对起草制定规范性文件进行风险评估的，具体承办、起草或者牵头部门要严格按照公安部、省公安厅规定的评估范围、评估内容和评估程序对起草制定规范性文件可能存在的法律风险、稳定风险、舆情风险和防范风险进行分析研判和综合评估，并将风险评估情况与规范性文件一起提交局法制支队进行合法性审查。

对涉及社会稳定和群众权益，属于《云南省公安厅重大决策社会稳定风险评估工作规范》要求进行社会稳定风险评估的重大决策事项，承办或者牵头部门要严格按照省厅工作规范要求进行重大决策社会稳定风险评估，并将重大决策拟定方案和社会稳定风险评估报告一并提交局法制支队进行合法性审查。

局法制支队在合法性审查中发现的问题，视情可退回承办或者牵头单位清稿或要求重新报送。凡未按规定提交合法性和风险评估情况说明或者社会稳定风险评估报告的，一律不进行合法性审查并作退文处理。

（二）严格保密审查。报批公文前，承办部门必须对照国家秘密和警务工作秘密的范围准确定密，并由本部门定密责任人在局机关发文审批单上签署审核意见，确定定密依据。属于国家秘密的，在公文版头位置标注 “绝密”“ 机密”，或“秘密”字样，以及保密期限；属于警务工作秘密的，在公文版头规定位置标注“内部”字样。

（三）严格公开属性审查。按照政府信息公开规定，报批公文时(除密码电报外)，承办部门必须明确界定政府信息公开属性，在局机关发文审批单上勾选“此件主动公开”“此件依申请公开”、“删减后公开”或“此件不公开”。属于公开的公文，承办单位要按照“谁公开谁审查、公开前审查、全面审查、依法审查”的原则实施保密审查。

（四）严格政策解读工作。报请以上级名义印发规范性公文或其他重要政策性公文时，承办部门必须进行专门的法律或政策解读，作为请示的附件一并上报。公文正式印发后，承办部门须在公文印发后l0个工作日内将政策解读材料提交上级单位互联网门户网站公开发布。

第二十三条  文核。文核是公文办理的必经程序，以市局名义制作上报或下发的红头文件，未经警令部审核不得报送局主要领导签发。

（一）局机关公文的文核工作由市局文件起草部门和警令部具体负责。

（二）市局各部门以市公安局名义制发的公文，必须经本部门综合科先行文核并由部门领导签批文核意见后交警令部复核。

（三）警令部文核中发现的问题，视情可退回承办部门清稿或要求重新报送。凡是密级、规范性、合法性、未按规定进行社会稳定风险评估和公开属性等有明显错误的，一律作退文处理。待符合制发文要求，承办部门报呈分管局领导审核、局主要领导审签后，及时将文件送警令部编号后统一印制。

（四）市局各部门发送机要件，需送局机要部门文核和统一编号，并严格按照局密码工作要求和《公安机关密码电报使用和管理规定》办理。发往市局各部门的涉密公文不属于密码电报办理范畴，已经以红头文件印发的公文不再通过密码电报的形式传发。

第二十四条  公文签发。以市公安局党委名义制发的红头文件，必须报经局分管领导审核，局党委书记或局党委副书记签发；以市公安局名义制发的红头文件，必须报经局分管领导审核，局长或负责常务工作的副局长签发。市局其他班子成员负责对分管部门制发的电报、传真、信函式文书、公文签发。

第二十五条  公文分发。公文印制后，市局各部门要严格区分公文密级，通过相应渠道分发公文。

（一）红头文件和信函式文件。由市局各部门将公文分发后统一交警令部综合部门通过机要渠道交换。

（二）密码电报。由市局各部门将公文统一交市局机要部门通过密电系统分发。

（三）明传电报。以部门名义下发的，由部门分管局领导签批后通过内部传真系统进行分发。

第二十六条  公文归档。公文处理完毕后，要区分公文种类严格按档案管理要求进行归档。

红头文件应将2份正式文件连同审批原件交警令部综合部门统一归档；密码电报、明传电报、信函式文件由市局各部门自行归档。

第四章  报送程序

第二十七条  市局各部门不得越级向上级部门报送公文及简报、信息。需要向市委、市政府、省公安厅报告、请示相关事项的，要以市公安局公文统一报送(包括党委、行政公文)。

第二十八条  报送上级的公文，除上级领导有明确要求或确需直接报送的绝密、机密公文外，一律不得直接报送上级领导个人。另外，也不得以单位负责人名义向上级部门报送公文。

第二十九条  报送上级审批的请示类公文，涉及市局其他部门的，应先征求意见，并将征求到的书面意见作为公文附件一并报批。

第三十条  报请以市委、市政府、省公安厅及其警令部名义印发公文，请示中须说明发文依据、起草过程、合法性、社会稳定风险评估情况、发文形式和印发范围等。需要报请会议讨论的，应提前报请列入会议计划。

第三十一条  主送上级的公文，要按照上级规定的渠道报送，履行交接签收手续，抓好后续跟踪。其中，主送市委、市政府的公文，工作时间内送市委、市政府办公室综合科签收办理；非工作时间内送达的，交市委、市政府总值班室签收办理。

第五章  办理时限

第三十二条  报文时限。市局各部门上报局领导审批的事项，或以市局名义报请上级审批的事项，印发公文时要为局领导及上级单位预留研究、决策和审核的时间，一般事项不少于7个工作日，紧急事项不少于3个工作日。对特别紧急的事项，承办部门应事先与上级单位或领导事先沟通，抓紧办理，尽快报送。被上级单位或警令部退回的公文，承办部门接到退文通知后，要及时按要求修改完善，于3个工作日内重新报文。

第三十三条  办文时限。来文有具体时限要求的，应在规定时间内办理完毕。没有明确时限要求的纸质公文，原则上自收文之日起，特急件立即办理、急件2个工作日、一般件7个工作日内办结；没有明确时限要求的密码电报、明传电报，特提件立即办理，特急件2个工作日、急件3个工作日、一般件7个工作日内办结。

第三十四条  会签时限。收到外单位征求意见的公文，警令部分发相关部门阅提意见，并统一报送警令部汇总反馈。收到会签的公文，由警令部呈送局领导审签办理。征求意见和会签公文，一般应在收到公文之日起7个工作日内回复或会签。市局各部门相互征求意见、公文报审等环节，原则上应在2个工作日内回复或进行审核。一时难以回复或审核的，也应相互说明情况。

第三十五条  反馈时限。市局各部门收到警令部交办的公文，凡明确提出时限要求的，应在规定时限内办理并上报结果。确因情况复杂，难以在规定时限内办结的，要及时以书面形式向上级单位报告进展情况。办理情况要及时反馈警令部(综合科或督办科)。

第六章  考核和问责

第三十六条  警令部负责局机关公文办理的考评工作。对下发公文需要督办、落实反馈情况的，以及各级领导重要批示件办理情况实行月通报制度，考核结果纳入年度市局对市局各部门工作综合考评。

第三十七条  公文办理出现重大失误的，将按相关规定进行问责。

第七章  附则

第三十八条  本规定自印发之日起执行。

第三十九条  本规定由警令部负责解释。

抄送：高兵副市长。

      市局党委委员。

保山市公安局警令部                       2017年8月21日印发